Diogelu data

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut a pham rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Mae’n bwysig eich bod yn darllen yr hysbysiad hwn, ynghyd ag unrhyw hysbysiadau preifatrwydd eraill a roddwn i chi pan fyddwn yn casglu eich gwybodaeth.

Mae’r hysbysiad hwn yn rhoi gwybodaeth ychwanegol. Nid yw’n disodli unrhyw hysbysiadau preifatrwydd eraill.

Pwy ydym ni?

Ni yw Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol (y Gronfa). Corff cyhoeddus anllywodraethol ydym ni. Mae hyn yn golygu ein bod yn gorff cyhoeddus nad yw’n cael ei reoli’n uniongyrchol gan y llywodraeth. Ein rôl yw rhoi arian i achosion da. Daw’r rhan fwyaf o’n cyllid o’r Loteri Genedlaethol. Ond daw rhywfaint o leoedd eraill, fel gan y llywodraeth neu o ased segur.

Cysylltwch â ni

Os oes gennych gwestiynau neu angen mwy o wybodaeth gallwch gysylltu â ni.

Os ydych am ofyn am ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol gallwch gysylltu â’n swyddog diogelu data.

E-bost: data.protection@tnlcommunityfund.org.uk

Swyddog diogelu data
Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol
Apex House, 3 Embassy Drive
Birmingham
B15 1TR

Beth mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ei gwmpasu

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cwmpasu sut rydym yn delio â’ch gwybodaeth bersonol, gan gynnwys:

• sut rydym yn casglu eich gwybodaeth
• eich hawliau cyfreithiol dros eich gwybodaeth bersonol
• ein rôl wrth drin eich gwybodaeth bersonol
• sut rydym yn diogelu eich gwybodaeth
• enghreifftiau o wybodaeth a gasglwn, sut rydym yn ei defnyddio a pham
• sut i gysylltu â ni

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth

Rydym yn cael y rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu’n uniongyrchol gennych chi. Y prif resymau yw pan fyddwch yn:

• gwneud cais am gyllid neu ddarparu gwybodaeth i ni fel ymgeisydd neu sefydliad a ariennir
• cwblhau arolwg neu gyfweliad rydym wedi’i gynnal, neu rywun wedi’i gynnal ar ein rhan
• danysgrifio i’n rhestr bostio, cylchlythyrau neu ofyn am gyhoeddiad gennym
• cofrestru ar gyfer, mynychu, neu fod wedi mynychu, digwyddiad gyda ni
• cyflwyno cwyn, pryder, ymholiad neu ofyn am wybodaeth gennym
• cysylltu â ni dros y ffôn, drwy e-bost neu’n ysgrifenedig, gan ddarparu manylion cyswllt busnes i chi (neu unrhyw un a gopïwch i’r ohebiaeth)
• rhannu eich manylion cyswllt proffesiynol yn gyhoeddus (er enghraifft ar wefan neu mewn digwyddiad)
• wneud cais am swydd, secondiad neu benodiad gyda ni (gan gynnwys i’n byrddau, pwyllgorau neu baneli)
• mynychu rhaglen neu brosiect rydym wedi’i ariannu

Rydym hefyd yn cael rhywfaint o wybodaeth bersonol yn anuniongyrchol. Mae hyn yn cynnwys o:

• sefydliadau sy’n gwneud cais am neu’n derbyn ein cyllid, sy’n rhannu gwybodaeth weithiau am bobl sy’n elwa o’r cyllid (weithiau’n cael eu galw’n fuddiolwyr)
• dosbarthwyr Loteri Genedlaethol eraill, awdurdodau cyhoeddus, rheoleiddwyr neu asiantaethau gorfodi’r gyfraith
• sefydliadau rydym yn eu contractio i gynnal gwerthusiadau ar gyfer rhaglenni rydym yn eu hariannu
• unrhyw unigolyn sy’n eich crybwyll mewn cwyn neu bryder diogelu

Os gallwn wneud hynny’n deg ac yn rhesymol, byddwn yn cysylltu â chi i roi gwybod ein bod yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Eich hawliau dros eich gwybodaeth bersonol

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR), mae gennych hawliau dros eich gwybodaeth bersonol. Mae’r rhain yn cynnwys yr hawl i:

• gael mynediad at eich gwybodaeth – gallwch ofyn i ni am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol
• ofyn i ni gywiro gwybodaeth – gallwch ofyn i ni gywiro gwybodaeth bersonol rydych yn meddwl sy’n anghywir neu gwblhau gwybodaeth rydych yn meddwl sy’n anghyflawn
• ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth – mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol
• ofyn i ni gyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth – mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni gyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol
• gwrthwynebu sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth – mewn rhai amgylchiadau, gallwch wrthwynebu ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol
• ofyn i ni drosglwyddo eich gwybodaeth – mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni drosglwyddo’r wybodaeth bersonol a roesoch i sefydliad arall neu i chi

Weithiau rydym yn dibynnu ar eich caniatâd i brosesu eich gwybodaeth bersonol. Yn yr achosion hyn mae gennych yr hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.

Gwneud cais i newid sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol

Os hoffech wneud unrhyw newidiadau i sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys tynnu eich caniatâd yn ôl, cysylltwch â’n swyddog diogelu data.

Gwneud cais am gopi o’ch gwybodaeth bersonol

Os hoffech gopi o’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch rhaid i chi gyflwyno cais hawliau.

Wrth gyflwyno cais efallai y gofynnir i chi gadarnhau eich hunaniaeth er diogelwch.

Rydym fel arfer yn ymateb i geisiadau dilys o fewn 1 mis i’w derbyn.

Gwneud cwyn am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Os hoffech gwyno am ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol gan y Gronfa, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data.

Os ydych yn anhapus gyda’n hymateb mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, mae’r manylion cyswllt fel a ganlyn:

Ffôn: 0303 123 1113
Adrodd ar-lein (dolen anghywir)

Gwneud cwyn am sut mae sefydliad wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Ein rôl wrth drin eich gwybodaeth bersonol

Mae’r hysbysiad hwn yn cwmpasu pan fyddwn yn rheolwr data. Mae hefyd yn cwmpasu pan fyddwn yn rheolwr ar y cyd neu’n brosesydd.

Ni yw’r rheolwr data ar gyfer y rhan fwyaf o’r gwaith a wnawn fel dosbarthwr y Loteri Genedlaethol. Mae hyn yn cynnwys pan fyddwn yn rhoi cyllid yn uniongyrchol.

Rydym yn rheolwr ar y cyd pan fyddwn yn gweithio mewn partneriaeth â sefydliad arall. Ac rydym yn brosesydd pan fyddwn yn gwneud gwaith ar ran sefydliad arall.

Gallwch ddod o hyd i ddiffiniadau o reolwr data, rheolwr ar y cyd a phrosesydd ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Y mathau o sefydliadau eraill rydym yn gweithio gyda nhw i roi cyllid allan yw:

• adrannau’r llywodraeth
• llywodraethau datganoledig y DU
• dosbarthwyr Loteri Genedlaethol eraill

Sut rydym yn diogelu eich gwybodaeth bersonol

Rydym wedi’n ardystio gan Cyber Essentials. Mae hyn yn golygu ein bod wedi cael ein hasesu’n annibynnol gan arbenigwyr diogelwch. Rydym hefyd yn cadw at safonau’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol i ddiogelu ein holl systemau ac unrhyw ddata rydym yn ei brosesu.

Technolegau neu ryngweithio awtomataidd

Ni fydd eich gwybodaeth bersonol yn destun unrhyw benderfyniadau awtomataidd.

Trosglwyddo gwybodaeth bersonol dramor

Os caiff eich gwybodaeth bersonol ei throsglwyddo i wlad y tu allan i’r DU neu Ardal Economaidd Ewrop, byddwn yn sicrhau ei bod yn cael ei throsglwyddo yn unol â’r polisi hwn ac yn ddarostyngedig i fesurau diogelwch priodol.

Byddwn yn sicrhau bod sefydliadau rydym yn rhannu gwybodaeth gyda hwy yn diogelu eich gwybodaeth bersonol i safonau’r DU. Er enghraifft, drwy gynnwys rhwymedigaethau yn ein contractau neu gytundebau gyda nhw, neu sicrhau eu bod yn tanysgrifio i safonau rhyngwladol.

Os oes angen rhagor o fanylion arnoch am y mesurau diogelwch sydd ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol yn yr amgylchiadau hyn, cysylltwch â’n swyddog diogelu data.

Y rhesymau cyfreithiol rydym yn eu defnyddio i brosesu eich gwybodaeth

Mae angen rheswm da arnom i gasglu eich gwybodaeth bersonol yn gyfreithiol. Caiff y rhesymau rydym yn eu defnyddio i gasglu eich gwybodaeth eu gosod gan y gyfraith. Gelwir y rhain yn sail gyfreithlon.

Y seiliau cyfreithlon rydym yn eu defnyddio yw:

• tasg er budd y cyhoedd
• rhwymedigaeth gyfreithiol
• caniatâd

Pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth o gategori arbennig, rydym yn gwneud hynny gan ddefnyddio’r sail gyfreithlon o fuddiant sylweddol i’r cyhoedd (Erthygl 9(g) o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU).

Gwybodaeth categori arbennig yw gwybodaeth bersonol sensitif sydd â mwy o ddiogelwch yn ôl y gyfraith. Mae hyn yn cynnwys pethau fel gwybodaeth am iechyd person, ethnigrwydd neu gredoau crefyddol.

Enghreifftiau o wybodaeth rydym yn ei chasglu, sut rydym yn ei defnyddio, a pham

Mae’r adran hon yn rhoi 4 enghraifft o’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu gennych.

Ar gyfer pob enghraifft, byddwn yn esbonio:

• pa wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu a’i phrosesu

• sut rydym yn defnyddio’r wybodaeth

• ein rheswm cyfreithiol (a elwir yn ‘sail gyfreithlon’) dros ei chasglu

• gyda phwy rydym yn rhannu’r wybodaeth

• pa mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth

1. Rydych wedi derbyn cyllid gennym, neu’n gwneud cais am gyllid

Gwybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu a’i phrosesu

Rydym yn casglu a phrosesu:

• enw
• rhif ffôn
• cyfeiriad e-bost
• dyddiad geni
• cyfeiriad cartref
• cyfeiriad IP (rhif sy’n nodi’r cyfrifiadur neu’r ddyfais rydych yn ei defnyddio i gael mynediad at y rhyngrwyd)
• anghenion cyfathrebu

Beth rydym yn defnyddio eich gwybodaeth ar ei gyfer

Rydym yn defnyddio eich gwybodaeth i:

• helpu eich sefydliad i wneud cais am gyllid ac i asesu eich ceisiadau
• cynnal gwiriadau gan ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol os byddwch yn gwneud cais am neu’n cael cyllid
• rheoli a monitro’r cyllid ac i wirio bod yr arian yn cael ei ddefnyddio’n briodol
• ymchwilio a gwerthuso ein cyllid, i ddeall pa mor dda mae wedi gweithio a’i effaith. Gellir cyhoeddi canlyniadau’r ymchwil a’r gwerthusiad ond ni chyhoeddwn eich gwybodaeth bersonol heb eich caniatâd
• arolygu eich profiad o’r gwasanaethau a ddarperir
• cyfathrebu â chi a rhoi cyngor rheolaidd am eich cyllid. Er enghraifft, rhannu canllawiau ar hyrwyddo eich cyllid a manylion am gyfleoedd cyllido eraill neu fewnwelediadau a chynghorion prosiect gan sefydliadau eraill a ariennir
• cyflwyno ymholiad, cwyn, pryder neu gais am wybodaeth i ni
• anfon eitemau brandiedig atoch i’ch helpu i hyrwyddo eich prosiect ac i ddadansoddi patrymau archebu i roi gwybod i’r Gronfa am anghenion yn y dyfodol

Atal twyll a gwiriadau hunaniaeth

Os byddwch yn gwneud cais am neu’n cael cyllid gennym efallai y byddwn yn cynnal gwiriadau ar eich gwybodaeth bersonol. Gall hyn gynnwys ei rhannu ag asiantaethau atal twyll. Mae’r gwiriadau hyn i helpu atal twyll a gwyngalchu arian, ac i wirio eich hunaniaeth. I wneud y gwiriadau hyn mae angen i ni brosesu gwybodaeth bersonol a roddwch i ni amdanoch eich hun ac unrhyw gysylltiadau a enwir, a gwybodaeth a gawn gan drydydd partïon.

Efallai y bydd y Gronfa ac asiantaethau atal twyll hefyd yn caniatáu i sefydliadau eraill gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol a’i defnyddio i ganfod, ymchwilio ac atal trosedd.

Mae hyn yn cynnwys asiantaethau gorfodi’r gyfraith, rheoleiddwyr, y Llywodraeth, dosbarthwyr Loteri Genedlaethol eraill a chyllidwyr eraill. Gall asiantaethau atal twyll gadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnodau gwahanol. Os ystyrir eich bod yn peri risg o ran twyll neu wyngalchu arian, gellir cadw eich gwybodaeth bersonol hyd at chwe blynedd.

Os byddwn ni, neu asiantaeth atal twyll, yn canfod eich bod yn peri risg o ran twyll neu wyngalchu arian, efallai na fyddwn yn rhoi cyllid i chi. A gallwn dynnu cyllid yn ôl yr ydych eisoes wedi’i gael. Byddwn yn cadw cofnod o unrhyw risg o ran twyll neu wyngalchu arian, a bydd asiantaethau atal twyll hefyd. Gall hyn arwain at eraill yn gwrthod rhoi gwasanaethau, cyllid neu gyflogaeth i chi.

Gelwir y gwasanaeth atal twyll rydym yn gweithio gydag ef yn Cifas. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn eu hysbysiadau prosesu teg ar gyfer cronfeydd data Cifas. Mae hyn yn cwmpasu sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym ni a’r asiantaethau atal twyll hyn. Mae hefyd yn cwmpasu eich hawliau diogelu data.

Y sail gyfreithlon rydym yn ei defnyddio i brosesu eich gwybodaeth

Y seiliau cyfreithlon yw:

• tasg er budd y cyhoedd
• rhwymedigaeth gyfreithiol

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth

Mae gwahanol sefydliadau y gallwn rannu eich gwybodaeth â hwy. Dim ond y wybodaeth bersonol angenrheidiol a rennir gennym iddynt wneud y gwaith sydd ei angen. Byddwn hefyd ond yn rhannu gwybodaeth pan fydd gennym sail gyfreithlon i wneud hynny.

Rydym yn rhannu gwybodaeth gyda sefydliadau sy’n ein helpu gyda’n gwaith

Mae hyn yn cynnwys sefydliadau rydym yn eu contractio i werthuso neu ymchwilio i’n cyllid. Mae’r gwaith hwn yn ein helpu i ddeall profiad pobl o weithio gyda ni. Mae hefyd yn ein helpu i fesur pa mor dda mae prosiectau neu raglenni rydym wedi’u hariannu wedi gweithio. Rydym hefyd yn rhannu gwybodaeth gyda sefydliadau rydym yn eu contractio i ddarparu cymorth i sefydliadau fel rhan o raglenni penodol. Gall hyn fod i ddarparu hyfforddiant neu i drefnu gweithio mewn partneriaeth.

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gydag APS Group, ein prosesydd contractedig a fydd yn defnyddio eich data i brosesu ac anfon eich archeb am eitemau brandiedig ar ran y Gronfa.

Partneriaid cyllido

Sefydliadau yw’r rhain rydym yn gweithio gyda hwy i roi cyllid. Maent yn cynnwys:

• adrannau’r llywodraeth y DU

• llywodraethau datganoledig yn y DU

• dosbarthwyr Loteri Genedlaethol eraill

• sefydliadau trydydd parti eraill

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth gyda’r partneriaid hyn fel y gallant gynnal gwerthusiadau.

Dosbarthwyr Loteri Genedlaethol eraill a gweithredwr y Loteri Genedlaethol

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda hwy i helpu hyrwyddo cyllid y Loteri Genedlaethol.

Eich AS lleol neu gynrychiolydd etholedig

Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyswllt eich sefydliad gyda’ch AS lleol neu gynrychiolydd etholedig.

Efallai y byddant am gysylltu â chi am y cyllid rydych wedi’i dderbyn.

Pa mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth

Dim ond cyhyd ag sy’n rhesymol angenrheidiol ac yn unol â’n polisi archifo a chadw data y byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol.

Bydd APS Group yn cadw eich data am 6 mis i gyflawni eich archeb am eitemau brandiedig ac i ddelio ag unrhyw ymholiadau cysylltiedig.

Deunyddiau brandiedig ar gyfer Lloegr, yr Alban neu Ogledd Iwerddon

Deunyddiau brandiedig ar gyfer Cymru

2. Rydych wedi mynychu prosiect a ariannwyd gennym

Gwybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu a’i phrosesu

Os ydych wedi mynychu prosiect rydym wedi’i ariannu, efallai y gofynnwn i chi gymryd rhan mewn gwerthusiad. Os cytunwch i gymryd rhan, efallai y gofynnwn am eich gwybodaeth bersonol drwy arolygon neu gyfweliadau (wyneb yn wyneb, dros y ffôn neu alwad fideo).

Efallai y gofynnwn am:

• eich enw
• eich oedran
• yr ardal rydych yn byw ynddi
• yn dibynnu ar y math o brosiect a fynychwyd, manylion mwy sensitif fel gwybodaeth am eich iechyd meddwl neu gorfforol, ethnigrwydd, rhywedd a rhywioldeb (enghreifftiau yw’r rhain o’r hyn a elwir yn ‘wybodaeth categori arbennig’)

Efallai y gofynnwn hefyd am eich caniatâd i ddefnyddio eich delwedd a’ch stori bersonol i gyflwyno canfyddiadau o werthusiadau. Byddwn yn rhannu ffurflen ganiatâd i chi ei llenwi ar adeg casglu eich gwybodaeth. Mae hyn yn esbonio sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Beth rydym yn defnyddio eich gwybodaeth ar ei gyfer

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth i werthuso ein gwaith

Fel arfer rydym yn dod â sefydliad allanol i werthuso ein cyllid. Maent yn defnyddio eich gwybodaeth i’n helpu i ddeall llwyddiant ac effaith prosiect neu raglen rydym wedi’i hariannu.

Mae gwerthusiadau’n amrywio o brosiect i brosiect. Felly byddwn yn rhannu hysbysiad preifatrwydd wedi’i deilwra gyda phawb a allai fod yn rhan cyn casglu unrhyw wybodaeth bersonol.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth i hyrwyddo ein cyllid

Rydym yn defnyddio straeon personol a delweddau pobl sydd wedi elwa o’n cyllid i hyrwyddo ein gwaith. Maent yn ein helpu i ledaenu’r gair am y Loteri Genedlaethol a’n cyllid ar gyfer achosion da. Byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd yn gyntaf.

Rydym yn cyhoeddi ein gwaith mewn sawl ffordd wahanol. Felly efallai y bydd y ddelwedd neu’r stori’n ymddangos yn ein deunyddiau neu ddeunyddiau ein partneriaid. Mae hyn yn cynnwys:

• cyhoeddiadau printiedig (gan gynnwys adroddiadau, taflenni a deunyddiau hyfforddi)
• ymgyrchoedd marchnata (gan gynnwys sylw yn y wasg mewn papurau newydd, gwefannau a chylchgronau a deunyddiau cyhoeddusrwydd brandiedig fel posteri a baneri)
• platfformau ar-lein fel ein gwefan a’n sianeli cyfryngau cymdeithasol, sioeau sleidiau digidol a chyflwyniadau, cylchlythyrau a systemau cyfathrebu mewnol
• fideos, podlediadau a deunyddiau digidol eraill

Y sail gyfreithlon rydym yn ei defnyddio i brosesu eich gwybodaeth

Rydym yn defnyddio ‘tasg er budd y cyhoedd’ i brosesu:

• gwerthusiadau

Pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth categori arbennig, rydym yn gwneud hynny gan ddefnyddio’r sail gyfreithlon o fuddiant sylweddol i’r cyhoedd.

Rydym yn gofyn am ‘ganiatâd’ i brosesu:

• gwybodaeth bersonol i gyflwyno canfyddiadau
• gwybodaeth bersonol ar gyfer gweithgareddau hyrwyddo, gan gynnwys delweddau

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth

Byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda’r sefydliad rydym yn ei benodi i werthuso prosiect neu raglen ariannu. Efallai y byddwn yn rhannu canlyniadau’r gwerthusiad gyda phartneriaid ar gyfer y prosiect neu’r rhaglen honno, fel adrannau’r llywodraeth.

Rydym yn cyhoeddi adroddiadau gwerthuso gan ddefnyddio’r wybodaeth hon yn gyhoeddus. Mae’r rhain yn cynnwys ystadegau a thystiolaeth am y rhaglen gyfan, ond nid ydynt yn nodi unigolion. Os ydym am gynnwys eich stori bersonol neu’ch delwedd byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd yn gyntaf.

Efallai y byddwn hefyd yn gwneud data o werthusiadau ar gael ar wefannau fel Archif Data y DU i ganiatáu budd ehangach i’r cyhoedd. Rydym yn gwneud hyn o dan drwydded lem, sy’n golygu bod rheolau clir ynghylch sut y gallant ddefnyddio’r data. Rydym yn dienwio’r data hwn cyn ei rannu, felly ni ellir eich adnabod yn bersonol ohono.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich delwedd a’ch straeon personol

Rydym yn eu defnyddio i hyrwyddo ein cyllid a’i effaith. At y diben hwn yn unig efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau eraill rydym yn gweithio gyda hwy fel:

• gweithredwr y Loteri Genedlaethol
• dosbarthwyr Loteri Genedlaethol eraill (y sefydliadau eraill sy’n rhoi cyllid Loteri Genedlaethol)
• adrannau’r llywodraeth
• sefydliadau rydym yn eu contractio, fel gwerthuswyr ac archwilwyr

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich stori neu’ch delwedd gyda’r sefydliadau a’r unigolion sy’n ymddangos ynddi.

Os ydym am rannu eich stori neu’ch delwedd gydag unrhyw fathau eraill o sefydliadau, byddwn bob amser yn gofyn eich caniatâd yn gyntaf.

Pa mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth

Mae hyd yr amser rydym yn cadw gwybodaeth bersonol o werthusiadau yn amrywio

Mae gan bob gwerthusiad ei hysbysiad preifatrwydd ei hun sy’n dweud wrthych pa mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth. Byddwn yn rhannu hwn gyda chi os ydych yn rhan ohono. Ni chadwn eich gwybodaeth am fwy o amser nag sydd ei angen yn rhesymol.

Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol rydym yn ei defnyddio at ddibenion hyrwyddo hyd at saith mlynedd

Fel eich stori neu’ch delwedd, a’ch manylion cyswllt. Byddwn yn cysylltu â chi eto ar ôl tair blynedd i wirio bod gennym eich caniatâd o hyd i ddefnyddio’r cynnwys.

3. Rydych yn randdeiliad

Beth yw randdeiliad

Gall randdeiliad fod yn ffigwr cyhoeddus neu’n gynrychiolydd, fel aelod seneddol, neu gall fod yn berson sy’n gweithio i sefydliad randdeiliad.

Sefydliad randdeiliad yw sefydliad sy’n berthnasol i’n gwaith oherwydd ei:

• wybodaeth
• profiad
• arbenigedd
• arbenigeddau penodol
• cyrhaeddiad
• diddordebau polisi neu gyllido
• diddordebau eraill a rennir sy’n berthnasol i’n gwaith

Efallai bod gan sefydliad randdeiliad gyllid gennym hefyd, neu ei fod yn gwneud cais am gyllid.

Pam rydym yn siarad â randdeiliaid ac yn casglu gwybodaeth amdanynt

Rydym yn cael cyfarwyddiadau polisi gan yr Adran dros Ddiwylliant, Cyfryngau a Chwaraeon a llywodraethau datganoledig yr Alban, Cymru a Gogledd Iwerddon. Mae’r cyfarwyddiadau polisi hyn yn nodi’r pethau y mae angen i ni eu hystyried wrth gyflawni ein rôl statudol fel cyllidwr cyhoeddus.

Mae ein cyfarwyddiadau polisi yn mynnu ein bod yn ymgysylltu’n weithredol â sefydliadau randdeiliaid. Mae hyn yn cynnwys y sectorau cyhoeddus, preifat, gwirfoddol, cymunedol, menter gymdeithasol a phartneriaid cymdeithas sifil eraill. Mae’n rhaid i ni ystyried yr hyn maent yn ei ddweud wrthym wrth ddatblygu ein blaenoriaethau a’n rhaglenni cyllido.

Mae angen i ni gasglu rhywfaint o’ch gwybodaeth bersonol i’n helpu i wneud hyn.

Gwybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu a’i phrosesu

Bydd y wybodaeth a gasglwn yn ymwneud â chi yn eich rôl fel randdeiliad i Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol.

Rydym yn defnyddio cronfa ddata o’r enw system rheoli perthynas randdeiliaid (SRMS) i gadw eich gwybodaeth.

Efallai y byddwn yn casglu:

• eich teitl, enw cyntaf ac enw olaf
• enw a chyfeiriad eich sefydliad (ar gyfer gwleidyddion, bydd hyn yn cynnwys plaid wleidyddol ac etholaeth)
• eich teitl swydd a’ch rôl
• gwybodaeth broffesiynol am eich cefndir os yw hyn yn berthnasol i’n gwaith (fel enwau sefydliadau a theitlau swyddi a rolau mewn sefydliadau blaenorol)
• eich cyfeiriad e-bost cyswllt yn y sefydliad randdeiliad
• eich rhif ffôn cyswllt yn y sefydliad randdeiliad
• manylion eich presenoldeb mewn digwyddiadau neu fforwmau gyda ni
• manylion o’ch hanes cyswllt gyda ni. Gallai hyn gynnwys cyfarfodydd gyda ni, ymweliadau prosiect gyda chi yn eich sefydliad neu brosiectau y mae eich sefydliad yn eu cefnogi. Gallai hefyd gynnwys presenoldeb mewn digwyddiadau gyda ni a’ch ohebiaeth dros y ffôn neu’n ysgrifenedig gyda ni.
• manylion am ddiddordebau proffesiynol sydd gennych mewn meysydd polisi penodol (os ydynt yn berthnasol i’ch rôl fel randdeiliad yn ein gwaith)
• gwybodaeth am unrhyw addasiadau rhesymol y gallai fod eu hangen arnoch ar gyfer cyfarfodydd

Mewn rhai achosion efallai y byddwn am gofnodi eich manylion ar ein SRMS yn bersonol (yn hytrach nag fel cynrychiolydd sefydliad randdeiliad). Byddwn yn gofyn am eich caniatâd ysgrifenedig cyn gwneud hyn.

Beth rydym yn defnyddio eich gwybodaeth ar ei gyfer

Rydym yn cadw eich gwybodaeth yn ein SRMS fel y gallwn:

• gwahodd chi i gyfarfodydd neu ddigwyddiadau
• dywed wrthych am gyhoeddiadau, ymgynghoriadau a chyfathrebiadau eraill y credwn y gallent fod yn berthnasol i’ch diddordebau
• cofnodi rhyngweithio rhyngom ni a chi
• darparu hanes cyswllt a diweddariadau i unrhyw un o’n staff a allai gyfarfod neu ohebu â chi

Y sail gyfreithlon rydym yn ei defnyddio i brosesu eich gwybodaeth

Y seiliau cyfreithlon yw:

• tasg er budd y cyhoedd
• caniatâd

Pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth categori arbennig, rydym yn gwneud hynny gan ddefnyddio’r sail gyfreithlon o fuddiant sylweddol i’r cyhoedd.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth

Nid ydym yn rhannu gwybodaeth bersonol a gedwir ar ein system rheoli perthynas randdeiliaid gydag unrhyw un arall, oni bai ein bod yn ofynnol i wneud hynny gan y gyfraith.

Pa mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth

Dim ond cyhyd ag sy’n rhesymol angenrheidiol ac yn unol â’n polisi archifo a chadw data y byddwn yn cadw’r wybodaeth.

4. Rydych yn aelod o’r cyhoedd

Beth rydym yn defnyddio eich gwybodaeth ar ei gyfer

Efallai y byddwn yn cofnodi eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch yn:

• cwblhau un o’n harolygon neu arolwg a gynhaliwyd ar ein rhan
• danysgrifio i’n cylchlythyrau neu restrau postio, neu ofyn am gyhoeddiad gennym
• cofrestru ar gyfer neu fynychu digwyddiad gyda ni
• cyflwyno ymholiad, cwyn, pryder neu gais am wybodaeth i ni

Gwybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu a’i phrosesu yn cynnwys:

• enw
• rhif ffôn
• cyfeiriad e-bost
• anghenion cyfathrebu

Y sail gyfreithlon rydym yn ei defnyddio i brosesu eich gwybodaeth

Y seiliau cyfreithlon yw:

• tasg er budd y cyhoedd
• rhwymedigaeth gyfreithiol
• caniatâd

Pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth categori arbennig, rydym yn gwneud hynny gan ddefnyddio’r sail gyfreithlon o fuddiant sylweddol i’r cyhoedd.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth

Bydd gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth yn dibynnu ar pam rydych wedi cysylltu â ni. Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau eraill, fel adrannau’r llywodraeth neu ddosbarthwyr Loteri Genedlaethol eraill.

Dim ond y wybodaeth bersonol leiaf sydd ei hangen y byddwn yn ei rhannu at y diben y caiff ei defnyddio ar ei gyfer. A byddwn ond yn ei rhannu os oes gennym y sail gyfreithlon i wneud hynny.

Pa mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth

Dim ond cyhyd ag sy’n rhesymol angenrheidiol ac yn unol â’n polisi archifo a chadw data y byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol. Mae hyd yr amser rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn dibynnu ar pam rydych wedi cysylltu â ni. Ond ni chadwn eich gwybodaeth am fwy o amser nag sydd ei hangen arnom.

Gallwch ein hatal rhag anfon e-byst marchnata neu gylchlythyrau atoch ar unrhyw adeg drwy ddefnyddio’r ddolen dad-danysgrifio yn yr e-byst.

Cookies gwefan

Sut rydym yn defnyddio cwcis

Pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan, rydym yn defnyddio cwcis i:

• helpu’r wefan i weithio’n iawn
• casglu gwybodaeth am sut mae pobl yn defnyddio’r wefan
• gwella eich profiad

Mae rhai cwcis yn cael eu gosod gennym ni, ac eraill gan sefydliadau eraill (trydydd partïon).

Rheoli cwcis

Gallwch newid gosodiadau eich porwr i:

• rhwystrwch bob cwci neu rai cwcis
• derbyn rhybudd pan fydd gwefan yn ceisio gosod cwcis

Os byddwch yn rhwystro neu’n analluogi cwcis, efallai na fydd rhai rhannau o’n gwefan yn gweithio fel y dylent.

Mathau o gwcis rydym yn eu defnyddio

• cwcis hanfodol – mae’r rhain yn angenrheidiol i’n gwefan weithio. Nid ydym yn gofyn am eich caniatâd i ddefnyddio’r rhain. Er enghraifft, ‘blf-alpha-session’ yw cwci sesiwn craidd nad ydym yn gofyn am eich caniatâd i’w ddefnyddio.
• cwcis nad ydynt yn hanfodol – byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd cyn defnyddio cwcis nad ydynt yn hanfodol.

Efallai y bydd sefydliadau eraill hefyd yn gosod cwcis ar eich cyfrifiadur pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan. Byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd yn gyntaf.

Am ragor o fanylion am y cwcis rydym yn eu defnyddio a pha mor hir y maent yn aros ar eich dyfais, darllenwch ein Polisi cwcis.

Diweddariadau i’r polisi preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu’r polisi hwn yn rheolaidd ac yn gwneud diweddariadau pan fo angen.